11 astuces Google Drive pour vous faire gagner du temps

11 astuces Google Drive pour vous faire gagner du temps. Tirez le meilleur parti du service cloud de Google avec ces conseils Google Drive

Quiconque a déjà vu son ordinateur geler alors qu'il écrivait quelque chose d'important sera reconnaissant envers Google Drive, l'une des meilleures options de stockage dans le cloud, mais ce n'est pas seulement pour cela.

Good Drive est le bon choix pour de nombreuses équipes professionnelles de tous secteurs qui travaillent ensemble tous les jours – y compris Tom's Guide. J'ai personnellement appris quelques trucs et astuces Google Drive qui ont définitivement amélioré ma productivité au travail et j'aimerais les partager avec toi . 

Sur ce, voici 11 conseils Google Drive pour vous faire gagner du temps.

1. Utilisez Google Drawings pour modifier des images

Si vous avez besoin de modifier une image rapidement mais que vous n'avez pas accès à Photoshop, vous pourriez faire pire que d'utiliser Google Drawings. Il n'a rien à voir avec les fonctionnalités de la suite d'images d'Adobe, mais il est gratuit et facile d'accès. Sur l'écran d'accueil de Google Drive, il suffit sélectionnez Mon Drive C'est Clique dessus plus. Ce menu étendu contiendra Google Drawings, entre autres applications utiles.

 2. Utilisez la recherche avancée pour filtrer les résultats

Ceux qui possèdent des dizaines, voire des centaines de documents portant des titres similaires peuvent avoir du mal à trouver exactement quel « 1.docx sans titre » ils recherchent (pas de jugement, d'accord ?). Dans un cas comme celui-ci, la barre de recherche par défaut est moins utile. 

Heureusement, en sélectionnant l'icône de filtre Sur le côté droit de la barre de recherche, vous pouvez appliquer des paramètres supplémentaires à la recherche, notamment : le propriétaire, le type, la date de modification et une foule d'autres fonctionnalités de différenciation. 

 3. Installez les modules complémentaires  

Si vous utilisez la version vanille de Google Drive, vous manquez probablement quelque chose. Tout comme iOS et Android ont leurs applications et Chrome leurs extensions, Google Drive Workspace propose des modules complémentaires. 

Avec un grand nombre d’offres gratuites téléchargées par des millions d’utilisateurs, vous pouvez ajouter gratuitement une énorme quantité de nouvelles fonctionnalités à votre disque. Des modules complémentaires tels que Automagical Forms constituent une excellente option gratuite pour convertir des fichiers PDF délicats. Simplement cliquez sur le bouton plus en bas à droite de l'écran, puis parcourir, rechercher et télécharger des modules complémentaires à partir de Workspace Marketplace.

4. Accédez aux fichiers hors ligne 

Imaginez le scénario : vous devez terminer un document dans l'heure qui suit, mais vous êtes sur le point de courir vers un train où vous n'aurez aucune couverture cellulaire. Catastrophe, non ? Pas si le travail hors ligne est activé ! En mode hors ligne, vous pouvez travailler sur des documents même lorsque vous n'avez pas de connexion Internet. Bien sûr, vous devrez configurer cela avant votre sécheresse Internet, pendant que vous disposez toujours d’une connexion.

Accédez aux paramètres de votre Drive, puis à Général et assurez-vous que Hors ligne est coché. Vous devrez rendre les documents ou fichiers individuels disponibles hors ligne. Pour ce faire, dans un document, sélectionnez Fichier puis Rendre disponible hors ligne. 

5. Partagez des fichiers avec d'autres  

L'un des plus grands avantages de l'utilisation de la suite bureautique de Google par rapport à celle de Microsoft est la possibilité de partager des documents, des feuilles de calcul, des diapositives et des formulaires en un seul clic. Assez sélectionnez le bouton de partage dans le coin supérieur droit et tapez le nom d'une personne dans vos contacts avec laquelle vous souhaitez partager. Dans les grandes entreprises et les réseaux, cette fonctionnalité est inestimable pour garantir que tout le monde travaille avec les mêmes matériaux et informations. C'est un excellent moyen de contourner la limite de 25 Mo de pièces jointes de Gmail.

 6. Scannez depuis votre téléphone  

En utilisant le application Google Drive sur votre téléphone, vous pouvez prendre une photo avec votre téléphone, la scanner et la télécharger directement sur votre Drive. Assez ouvrir l'application , sélectionnez l'icône ajout, appuyez sur scanner et prenez une photo avec le téléphone. 

 7. Multitâche dans Drive

Vous n'avez pas besoin d'ouvrir plusieurs onglets lorsque vous utilisez une application Google Drive. La fonction d'exploration ouvre une barre latérale sur votre écran où vous pouvez rechercher sur le net des informations et des références ou trouver des images et même filtrer sur votre propre lecteur et vos fichiers partagés. Assez sélectionnez le bouton Explorer dans le coin inférieur droit de l'écran.  

8. Supprimer le formatage complexe

Lorsque vous copiez et collez des informations dans un document à partir de plusieurs sources, cela peut finir par paraître compliqué et difficile à utiliser.

 Cependant, pour effacer tout le formatage du texte dans Google Docs et le rétablir au texte par défaut, il suffit de le mettre en surbrillance , sélectionnez 'outils' dans la barre d'outils et cliquez sur Effacer tout le formatage Ou juste utilisez le raccourci Ctrl + \ sous Windows et Cmd+\ sur Mac. 

Vous pouvez donc également supprimer toute mise en forme lors du collage de texte : appuyez sur Ctrl + Maj + V sous Windows ou Cmd + Maj + V sur Mac. Cela évite à mes éditeurs bien des maux de tête.  

 9. Ajoutez vos documents fréquemment utilisés à vos favoris 

En effet Si vous recherchez les mêmes documents, feuilles de calcul, etc. à plusieurs reprises, pourquoi ne pas les ajouter à votre liste de favoris, vous pourrez les retrouver dans un onglet séparé en quelques secondes.

Donc pour ce faire, faites un clic droit sur le document C'est sélectionnez Ajouter aux favoris . Vous pouvez maintenant le trouver dans l'onglet Favoris de votre écran d'accueil Google Drive. 

 10. Créez un lecteur partagé 

Cependant, il n’est pas nécessaire d’envoyer constamment par courrier électronique différentes versions de documents entre les membres de l’équipe. 

Ainsi, avec un Drive partagé, toutes les personnes que vous invitez peuvent accéder et même modifier directement le document. 

Donc c'est assez simple, il suffit sélectionnez Drives partagés C'est cliquez sur Créer un Drive partagé . Maintenant juste nommez-le et invitez votre équipe collaborer.  

11. Récupérez les documents de la poubelle 

Nous avons donc tous accidentellement supprimé quelque chose d’important auparavant. Tout comme la corbeille Windows, Google Drive vous couvre. Les objets à la poubelle resteront pendant 30 jours. Cliquez sur le bouton Corbeille , dans le coin inférieur gauche, puis , cliquez avec le bouton droit sur un document pour restaurez-le ou le condamner être effacé à jamais.